仕事術

1週間かけずに【仕事の吸収力を上げる方法】メール機能を使ってできる4つのステップ

どうもひろぺんです。

飲食事業年商10億と介護事業所を複数経営している企業の役員です。
仕事をしていく上で『吸収力』を重要なポイントにしています。

飲食店長開始時代は上司によく「何回同じこといわせるんだ!」とよく怒られました。

新しいことを始める時は作業が難しく感じたり、実際に覚えることも多く簡単に吸収できませんよね。

自分は相当苦労しました。

今日はその『吸収力』を「メール機能」を使って上げる方法について記事にしていきます。

このような方の悩み解決になればと思います

・上司から「何回おなじこと言わせるんだ!」とよく言われる
・吸収力を上げたい
・書いたメモの効率的な活用方法がわからない
・メモ、クラウド系アプリ以外のメモを活用したい

結論から言うと『吸収力』を上げるためには一元化することです。

一元化とはひらたく言うと1つにまとめることやで〜

『吸収力』は「才能」より、手法が重要です。

そして私みたいな凡人でも吸収力を徹底的に高める重要な事は1つにまとめて、徹底的に見返すことでした。
その結果吸収力が抜群に上がりました。


もし1度ですべて完璧にできる人には中身のない記事の内容になります。

今日は『メール機能』を使って『吸収して仕事力』をあげる方法を解説します。

仕事の吸収力を上げる方法の前に【メモは取るだけでは吸収力が上がらない】ことを知る

自分も昔は上司に指摘されたことや学んだ事のメモをとっていました。今思い返せば、メモ帳に書きまくっていました。

期間にしてメモ帳が2週間持たないくらいの量です。

 

結論:メモをとりまくっても無駄でした


吸収力が低い人に共通していることは「メモを取るだけ」の人です。

『吸収力』という観点では、メモは全くもって無意味に近いものでしたね。

そして当時の私はメモをとるだけで満足していました。

「読書」や「セミナー」も同じですね。
「読むだけ」「参加するだけ」で満足している方が大多数だと思います。

満足することがゴールではなく、活用しないと意味がありません。

 

メモは例えノートに清書しても追いつけなくなる

メモを走り書きで取って、例え清書しても情報が増えてくると確認をするのが億劫になるはずです。

ポイントにチェックをつけまくる方法なども『吸収力』が低い状態だと内容が増える一方で結果確認するまでの時間がかかり、見なくなります。

僕は2週間で書く場所がなくなったメモは気づけば、開かずのメモになってしまいました。

 

メモの方法:アナログからデジタルまでありますが…

直接書く走り書きメモから今やクラウドやアプリに残すことは当たり前です。

例えクラウドやアプリを駆使しまくっても、そこで満足していればメモを書いて満足と同じ状況になるのは容易に考えられること。

そういった類の物を使用しまくっている人に限って『意識高い系』が多く、取るだけとって「おれできるだろ」タイプが比率としては多く実は出来ていないケースが多いです。

実際に自分も色々試しましたが、ツールが増えれば増えるほど、面倒になり確認しなくなるものです。
むしろ効率が悪くなりすぎて、面倒を越えて嫌になり、反復復習しなくなります。

 

改善点:見返すルールや環境を作ること

重要なのはメモを取ることではなくメモを取った後が重要です。

そのメモをどのように活かしたいか。

・指摘や新しい学びは自分の頭にインプットしすること

・好きな時に取り出して活用できる状態にすること

上記のような考えのはずです。

仕事をしている状況ではゆっくりメモを取り、見返して復習する時間を作れないことの方が多いです。

仕事中にとったメモをそのまま放置してもまとまっておらず、見返しもしませんね。

ではここからメール機能を活かす4つの手順です。

 

【メール機能を活かす4つのステップ】メモをいつも使うツール1つに絞る

最初に起こすメモは手書きでオッケイです。


その手書きメモを『私の場合』はメール機能を使いルール化した上で反復することにより『吸収力』が爆上がりしました。

ステップ①〜④は下記の通りです。

ステップ❶:指摘されたことをメモする

ステップ❷:メールを開き下書きに整理して書く

ステップ❸:下書きフォルダに分別する

ステップ❹:見返すタイミングを決め、何度も振り返る

たった4つの手順です。

実際の下書きメール画像が下記の通りです。

普段からクラウドやアプリを駆使している人は書くこと自体無駄と思いがちです。

しかし実はメモを書く行為も「理解が深まる」脳への1つの刺激になるのです。そこから下書きに移して、確認できる状態にすれば勝ちパターン入ります。

 

結果:私はこれだけで圧倒的な吸収力を得ました

私は仕事の時にメール機能を毎日ツールとして必ず使ってます。

『朝、昼、晩』とたった3度メール機能を開いて、仕事のメールチェックを行うタイミングで『下書きメール=メモ』を見返すルールにしました。

これが大成功で、凡人の私でも何回、何十回と見返すと自然とその内容が入ってきます。
実際に1週間経つ頃には3度いわれていたことが2度になり、2度言われていた事が1度になったのです。

結果として吸収力の高い仕事が出来る人間になるきっかけを掴むことが出来ました。

決めた『朝、昼、晩』に深く確認することもあれば、サラッと流し読み程度に確認することもあります。
文字から情報をインプットする時は音読の効果も高いので、私は実際に声にだして読むこともあります。

 

重要なのはルール化した上で確認する行為です

つまるところ手書きのメモにしても、メール機能を使うにしても『重要』なのは確認する行為です。

私の場合は反復しないと覚えられないくらい凡人だったので同じような方には適した手法だと思います。

もし自身でルール化できないのならモーニングルーティンなどの『強制力』を使うのもありかもしれません。

【思考力を高める準備の方法】仕事力を上げるためにモーニングルーティンの強制力を駆使しよう!どうもひろぺんです。 この記事を5分後に読み終え、考え方を自分のものにすると確実に仕事力を上げる事が出来るはずです。 私は介護企...

 

活用するために重要なこと:同じこと、以前された指摘も『全部メモ』を取る

きれいに整えたい人などは2度目、3度目と以前言われたことなどはメモを取らない人が多いです。

実はこれ相当勿体無いです。
なぜか
2度、3度と言われることは自分が苦手なポイントだからです。

ウィークポイントを把握することと振り返りをする機会が減ってしまいます。

今回のように下書きメールに入れるタイミングで

あ!また同じこと言われている!○回目だ!

と細かく把握することもできますよね。自分で確認することにより、強烈に意識することができます。

よって仕事中にウィークポイントが発動する条件が揃うと気づけば、身体が反射的に動くことができる状態を作れます。

想像以上に人間の身体は賢いです。

 

同じ事を言われても気にする必要はない

今指摘してくれる上司も絶対に仕事のミスをしたことはあります。

反省して考えることは大事ですが、悩む必要はありません。
もしミスをしたのなら、反省・改善してまた行動するのみです。

以前のPDCAの記事でも『D』の重要性をお話していますので是非参考にしてみてください。

【まずやってみること】20代で仕事ができる人になる上でPDCAで最も大切なことどうもひろぺんです。 22、3歳の頃は仕事を進める上で限りなく100%に近い計画性やすべてにおいて用意周到にして進めていく事が大切だと...

悩んだり、気にするより『反省』『考える』『行動』ですね。

そしてもう一度いいます。
先輩に限らず、ミスは誰でもします。

 

ポイントさえ押さえればメール機能でなくてもOK

私の場合は仕事時に毎日使うツールがメール機能だから、メールにしたまでです。

もし他に毎日使うツールがあるとそちらで代用可能です。

起動のしやすさからもATOKメモとかもありですかね。

ただし、スマホなどは非効率です。
画面のサイズで比較するとどうしても一度の画面で取得できる情報が少ないためです。
この状態は流し読みやサラッと目に入れる動作に適していないからです。

そして仕事場によっては他者の認識が『PC=仕事』『スマホ、タブレット=私用』が多いこともあるからです。

私の場合は指摘事項や絶対に忘れたくないことはすべてメール機能を活用しています。

その他移動中に見たり確認したい物は適宜引き出すためツールでクラウド、アプリを使っています。

 

最後に

私は昔「何回同じこといわせるんだ!」と言われていました。

もしメモを取ってメモを確認するだけで成果がでないのなら、今回の記事をそっくりそのまま真似ていただいてもいいです。

自職場環境や生活環境なども含め自分にはこの方法は合わないなと思われた方は考え方はわかっていただいたはずなので、ご自身にあうツールで色々模索していただけるのではないでしょうか。

『吸収力』は才能ではなく「手法」です。
飲み込みがビックリするくらい遅かった自分が成長できたので、間違いないです。

これからも『吸収力』を高めて、新しい挑戦をしていきます。

それでは良い1日を!

あなたにオススメ関連記事