介護士の働き方

【介護業務改善にもなる】定例会議より重要な1日1回の短時間10分スタンディングミーティングはメリット多し

どうもひろぺんです。

はじめに私は無駄に長い中身のうすい定例会議がシンプルに言って『嫌い』です。今は自社ではほとんどなく、意味があり、有異議になるスタンディングミーティングを各事業所で主として事あるゴトに活用しています。

「今日も無駄な定例会議だな」や「今日のこの問題が今気になるんだけど」

などをよく感じている

  • 頭に内容が残らない定例会議はおっくう
  • 日々の介護業務の改善をしたい
  • 自社では問題がいつも先延ばしになる
  • 短時間のミーティングってメリットあるの?

短時間のスタンディングミーティングは月1回の長い定例会議より、自分にとっても自社にとっても有益になりがちです。

今日はそんな短時間スタンディングミーティングを行い、業務改善ができるメリットを記していきます。

短時間10分スタンディングミーティングのメリット5つ・デメリットはなし

メリット5つ↓↓

  1. 問題解決に向け、レスポンスを上げることができるため先延ばしにならない
  2. 集中力が高い状態で話し合いが出来る
  3. 無駄なことを話さなくなるため、時間短縮になる=生産性UP
  4. 重要な事がすぐに共有でき、業務の流れがスムーズになる
  5. 溜め込まないため、時間外労働や残業がなくなる

デメリットはなしです。言うならば、定例会議をバッチリしたい人には向いていないくらいですかね。

気をつける点は、取り仕切る人がしっかりスタンディングミーティングの場をコントロールすることです。

メリット1:問題解決に向け、レスポンスを上げることができるため先延ばしにならない

介護現場は自分たち主導ではなく、利用者ありきでリアルタイムで問題がおきることが常です。よって、現場のコントロールは難しく、日々忙しい状況ですよね。

ここで、よくありがちな問題が起きた時のケースとして以下の①→②の流れ

  1. 問題が発生
  2. 「時間があるときに話し合おうor定例会議の時に投げかけよう」

これでは情報として一番ホットな時に話し合いが出来ないですし、忘れてしまうことがあるため、結局問題が解決できずにまた似通った問題が発生する確率が高いです。

そうやねん!だから1日に1回短時間スタンディングミーティングをするとすぐに解決に向かう行動がとれるで!

レスポンスが上がり、問題を先延ばしにしながだけで介護業務の改善になりますし、何よりその他の問題が起きにくくなります。

メリット2:集中力が高い状態で話し合いが出来る

これは介護事務員などもそうですが、座っているままだったり、座っている状態が長いと特に血流が停滞しています。その影響は想像に難くないと思います。

血流が悪くなるよね!
血流が悪くなることは100害あって1利なしやで!

介護現場で働いている人は基本立ちっぱなしが多いため、問題はないでしょうが、介護事務員などを交えて話し合いをするときは血流をよくして、脳に血流が周り、集中力が大幅にアップしますから、より良い話し合いができます。

メリット3:無駄なことを話さなくなるため、時間短縮になる=生産性UP

メリット2の「集中力が高い状態で話し合いが出来る」と相関性があります。

集中力が高いと話し合いの目的から逸れずに「今その場に必要ではないことを話しなくなります」と、同時に「集中する=要点だけを伝えることが出来るようになる」わけです。

そして無駄がなくなるということが、結果的に時間生産性のUPにつながるという好循環が生まれる仕組みです。

メリット4:重要なことがすぐに共有でき、業務の流れがスムーズになる

リアルタイムで問題が生じて、迅速に都度対応をしていかないといけないのが介護職の施設現場のリアルな部分ですよね。

しかし、何らかの問題が発生しても『共有』しあえるルールがなければ、問題を発見した人の裁量に左右されるため、忘れていて問題がなかったことになることもしばしば。第2クレームの元になったり、その分業務の流れなどもグダグダになります。

短時間10分スタンディングミーティングを取り入れると、わかりやすいルールが出来るため、重要な事をホットな状態でその日、もしくは翌日には共有することができるため、リスクヘッジにもなります。

問題が生じても後手にまわらないため、業務の流れもスムーズになります。

メリット5:溜め込まないため、時間外労働や残業がなくなる

問題が起きて、まだ芽が小さなうちに刈り取る事ができるので、小さな労働と少しの時間で解決できます。

また、問題解決と同時に日々の時間の流れと平行して進めていくことが出来るため、残業や時間外労働(問題提訴を主とした定例会議)などがなくなり、環境が良くなり、働きやすく働きがいのある職場を作ることができます。

短時間10分スタンディングミーティング導入方法の事例【ポイントは4つ】

外部委託があるときに導入方法まで、決めることがありますがその際に誰でも出来る導入方法の【ポイント4つ】をご紹介します。

その①:個々のメンバーの現状把握

これは普段から意識しておく必要がありますが、会社や事業所の現状を把握するためには個々の現状把握も重要です。

「あの人がいつもなにしてるかわからない」「何を考えてるかわからない」時々こんな施設があるねん。
それはキツイね。1人で完結できる仕事じゃないから、『他者の事を何も知らないってこと』は協力し合える体制ではないね。

職員間で業務内で現状を把握し、周知し合うことで自ずと個々のメンバーについて知っていくことができるため、ミーティングのみならず、日々の業務にも活かすことができ全体を俯瞰して見ると好循環な環境が生まれます。

その②:取り扱う内容を決めておく【話の脱線NG】

短時間で終わらすために重要なことは、短い時間で内容を濃くすることが大切なので、ルールを決める最初から共有しあうテーマを決めておきます。

例えば以下の通り

  • 問題提起
  • 午前の業務の進捗状態
  • 午後の業務の確認
  • 伝達事項
このように決めておくと、話が脱線しにくくなるよ!

もし、脱線したとしても「その話は終わったあとにしましょう」と言うことができるので、仕切り直すことができますね。

その③:昼の休憩後に実施

朝礼時や申し送り時に話し合いを行う施設が多いと思いますが、朝礼は朝礼で申し送りは申し送りです。

その時間を使って何をすべきかを明確にすることが必要で、昼に行うスタンディングミーティングでは前述したその②の『問題提起』『午前の仕事の進捗状態』『午後の業務確認』『伝達事項』が重要です。

朝礼・申し送りとは『別の議題で別の時間を設ける事が重要』です。

その④:その場でもし答えが出ないなら、それはそれでオッケイ

内容によっては『問題提起』された事に対して、すぐに結論できない慎重にならざるを得ない問題もあります。

重要なことは『問題提起』をタイムリーにしていくことであるため、その場合は期限を設け一度担当者なり、皆の宿題にしていければオッケイです。

無理に答えを求めて、時間を無駄にして結果的にスタンディングミーティングの時間が長くなってしまっては本末転倒なので。

重要なことは、短い時間で集中して、職員間で漏れがないように『共有・確認』し合うことです。

まとめ

もう一度『メリット』と『導入方法の事例ポイント4つ』のおさらいです。

メリット5つ↓↓

  1. 問題解決に向け、レスポンスを上げることができるため先延ばしにならない
  2. 集中力が高い状態で話し合いが出来る
  3. 無駄なことを話さなくなるため、時間短縮になる=生産性UP
  4. 重要な事がすぐに共有でき、業務の流れがスムーズになる
  5. 溜め込まないため、時間外労働や残業がなくなる

導入方法の事例ポイント4つ↓↓

  1. 個々のメンバーの現状把握
  2. 取り扱う話の内容を決めておく【話の脱線NG】
  3. 昼の休憩後に実施
  4. その場でもし答えがでないならば、それはそれでオッケイ

毎日続けると、問題も大きくなるまえに捌けることと、個人的にも『問題を先延ばしにしなくなるクセ』がつくため、導入メリットは計り知れません。

そして、無駄に長い定例会議がさらに無駄に無意味に感じるようになると思います。

気になった方は、短時間10分スタンディングミーティングの導入をして、仕事力をあげましょう。

それでは良い1日を!

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