介護士

『介護職のなぜ?』無駄に多い書類仕事をサービス残業で行っている人が多い4つの理由

介護職の事務仕事に無駄が多すぎると感じるひろぺんです
  • 介護職員として現場で高齢者とふれあいたかったのに、事務仕事ばかり…
  • 勤務時間中に事務作業が出来ないので、残業をして完成させる当たり前の状態
  • 兎にも角にも書類・事務仕事おおすぎぃ

上記のように、介護業界は書類・事務仕事が本当に多いです。そしてご利用者がいる時間帯や起きている時間帯は現場に人手が取られ、残業やサービス残業で補っている施設もあります。

常態化しているところがあるけど、正直異常で異様な業界やな〜

他業界から参入した人ほど、その書類仕事の多さに驚愕です。介護業界の書類関係のアナログ加減や古き良きみたいな美徳を大事にしているお局さんがおおいこと気づき、違和感を覚えることが多いでしょう。

書類や事務仕事は利用者の日々の生活の記録のみではなく『モニタリングをはじめ、ヒヤリハット・事故報告書・各会議の議事・録役所提出物・第三者機関への提出物』等々…

上記だけでも、かなりの時間を要するよね。

介護職員は介護をすることが仕事のはずですが、中には書類や事務仕事しかしていない介護職員もいます。

しかし、現場が常に人員不足している慢性化している施設が多いことから、この書類や事務作業の時間を業務時間内に生み出すことができず、現在苦慮している介護施設・介護職員も多いことかと思います。

今回は『介護職のなぜ?無駄に多い書類仕事をサービス残業で行っている人が多い4つの理由』について記事にしていきますので、ぜひ最後までお付き合いください。

書類・事務仕事が介護通常業務で出来ないためサービス残業になってしまう

ブラック企業の残業の常套手段である『サービス残業』については、現在は介護業界に限らず、世間の厳しい目や声があります。

そのため、企業または介護事業所が『サービス残業』の指示をだしたり、推奨することが出来なくなっているため、声を大にしてサービス残業を介護職員にさせることは出来ません。

もちろん、世間の厳しい目や声以外にも、このような理由があります。

労働基準法37条:「時間外労働(残業)、休日に労働した場合は割増賃金を支払わなくてはならない」に背くことになり、労働基準法違反として、企業・介護事業所は「懲役6ヶ月以下又は30万円以下の罰金」が処されます。

それだけではなくて、労基法の違反などがあれば、翌年から助成金の申請なども不可能になるため、違反をした企業の被害は甚大!

にもかかわらず、様々な理由をもとに介護事業所に勤務している介護職員を書類・事務仕事のために『サービス残業』を強いているケースがあります。

そもそも、書類・事務仕事が終わっていればこの『サービス残業』は行わないで良いため、原因の根底にある通常勤務時間内に終わらない4つの理由を順にあげていきます。

理由①:計画性の無さ。事前に予定をスケージュールに組み込まない

仕事が出来ない人の典型的なパターンに『計画性の無さ』があるよね。

この通りです。実際に現場の介護職員がなにから何まで、タスクを振り分けたり、予定を組み込むことは困難です。

施設運営というモノは上司や施設長、事業部長などが作成したスケジュールを元に毎日稼働しているわけですが、ここで何も考えずに、ただ毎日の繰り返しを行っている事業所に務めていると、『自分の書類・事務仕事時間』を作る事が困難になります。

書類・事務仕事のタイミングが決まっている作業程イージー

ケアマネージャーからの居宅介護支援計画書などが必要であれば、事業所に書類共有されるまで待たないといけないため、こういった書類は確かに、予定が組みにくいこともあります。

しかし、突発的な書類・事務仕事は以外と少ないはずです。

例えば、月間報告書やモニタリングなどは月末が主に作業期間になってくるため、わかりきっているからこそ、予定組めば出来ます。

この点は毎月同じ繰り返しになるので、予定すら組むことができなければ、どうするか。

当然、残業(サービス残業)になってしまいますし、月末介護夜勤者が作成するルールなどが出来上がってしまいます。

何も考えたくない人はそっちのほうがラクやから、出来ない問題から逃げてるよな〜

理由②:必要機器(パソコンやタブレットなど)の台数が足りていない言い訳

施設によって、使用する機器の台数が異なりますよね。

『勤務時間内に書類が出来なかった』理由の一つをコンサル時に他施設でよく出てくる言葉が以下の通り

必要機器のパソコンが足りていないんですよね。

と出てきます。確かに、パソコンが足りていない事業所も多いです。しかし、本当に足りていない事が原因なのか?と考えた時に原因はそこではない」と感じる事業所があることもまた事実。

問題や原因の本質を捉えずに、口癖のように「パソコン・タブレットが足りない!」と訴えている人は、僕から言わせると思考停止しているor他責論に他なりません。

私個人の考え方としては、思考停止して「パソコンが足りない!」というのではなく、現在あるハード面の活かし方をまずは考えて、動いてみることができるのでは?と感じます。当然本人の立場次第では、出来る範疇も決まっていることはわかっています。

日常業務内で、利用者の記録や実績入力は必要です。これらには当然、必要機器が空いていなければ、その行為そのものができません。

そうは言っても、上司・施設長・看護師・相談員が専有していることがあると思うんだけど…

もちろん、その場合があるからこそ、足りないと感じるわけですよね。

でも果たして、ハード面を整えることがこの問題の本質改善策かと言うと、違うと思います。

  • そもそも本当に専有しなければならないのか
  • 31日毎日、専有しなければならないほど、書類をうけもっているのか

上記は、大半の事業所は該当しないはずです。むしろ専有するなら、すべての書類・事務作業を専有している人間が担当すれば良いとさえ思います。

スケジュールを組み、その指揮系統をしっかりさせることにより、解決できることばかりではないでしょうか。+αで事業所内の連携も図ることができ、今後施設内で様々な場面でプラスに働きます。

よって、安易にハード面を整える事がこの問題の本質的改善になるとは思いません。本質を捉えていなけば、ハード面を整えたところで、またすぐに「足りない」問題が発生するはずです。

だからこそ、まずは『事業所全体で計画性を共有し合うこと』に対して、議論する必要があります。

誰も手を挙げないなら、自身から働きかけてみてはいかがでしょうか。

専有している人達は、時間を意識して事務仕事をしている人は少ないはずです。

私が他施設で見て特に酷いと感じたところでは、専有している人間が『ゲーム』『私用でつかっていた』などがあります。そういった施設に限って「パソコン・タブレットが足りない」と言っている事業所が多いです。

理由③:書類・事務作業は『現場よりラクをしている』風土からの負のスパイラル

これは介護施設や事業所で多い一種の悪しき風習やでな!

現場も事務も問わず、その部分を掻い摘んで『ラク』をしていると捉える表現は僕はすごく嫌いです。

そもそも、お互いがいて成り立っているからと考えているからです。

もし、今あなたがそのように感じる事が出来ないなら、それは普段、書類事務仕事をしている人達の仕事のやり方・見せ方の問題ではないでしょうか。

そのように(事務=ラクと)感じさせるような仕事っぷりだからやろね。

なので、書類・事務仕事がラクという言葉でくくるのは間違いで、こちらの問題も原因の本質はそこではないですよね。

現場が常に人員不測しているから事務仕事はズルい?

よくこの問題本質の話をすると、こんな言葉を言う介護士がいます。

とはいっても現場は人が足りていなくて、ご利用者の対応に追われて、苦慮して大変な毎日を送っているんだよ!

それは自分が現場で回っていない苛立ちやストレスの吐き口を、違うフィールドにいる人にぶつけているに過ぎないです。

当然ですが、この問題は『人員が足りていない事』であって『書類・事務仕事をしている事』ではないですよね。

いや!だから人が足りないなら、書類や事務なんてせずに現場に入ってよ!

まず整理しましょう。

書類・事務仕事が出来なければどうなるか
  1. 残業が増える
  2. サービス残業の常態化
  3. 対処療法でしかないため、問題の本質改善にならない
  4. 終わりない戦いが続く
  5. きつくなり人が辞める
まさに負のループ&スパイラルの強烈なパンチやな

さらに、書類・事務仕事を整えておかないと、最悪事業所は閉鎖になります。よくても半年運営停止など、厳しい罰則があるため、これが書類・事務仕事ないがしろに出来ない事実です。

現場優先して、事務仕事を後回しの考え方が根底にあると間違いなく、この思考が『サービス残業の温床』になります。なので、もっと自社のサービスや仕事を俯瞰的に捉える必要があります。

例えば、現場がもしキツイ原因が『人が入ってすぐやめてしまうから』であれば、『人が入ってすぐやめてしまう』問題について、本気で改善させていかないと解決になりませんよね?

『人が入ってすぐやめてしまうから』現場がきついから『書類・事務仕事はラク!』『書類・事務仕事は後回しが当然!』の思考になってくると、一生問題解決せずに、サービス残業が常態化→介護職員が各々ストレスフル・体調不良当然の職場になってしまいます。

理由④:自分は気にしていないor自己犠牲型の介護職員

聞こえがいいかもしれませんが、チーム仕事でやる以上『他人事』になっている時点で、利己的主義の思考になっているため、実は『サービス残業』の風土を作ってしまいます。

自己犠牲が強いとその介護職員本人自ら、サービス残業で終わっていない書類・事務仕事を行ってしまいます。

一人がサービス残業をすることにより、他の方もしなければならない風土になっていくわけよな

介護施設・事業所も正常運営していても、残業になってしまうケースが出てくることはあります。
その場合は仕事なので当然、残業申請をして、手当をしっかり貰いましょう。

しかし、自己犠牲型はこのように言いがちです↓

  • いえ、自分の責任なので:(違う)
  • 自分からするとこれも仕事なので:(仕事なら残業代を…)
  • 自分はタイムカード先に打ってから残業します:(他の人がやりにくいよ?)

と言って、人件費に対して必要経費と捉えずに、ケチな施設長やケチな経営者が喜ぶ行動を自ら選択してしまうわけです。もちろん、そういう考えの上の立場の人達はこの自己犠牲型を評価するわけです。その他は評価されないわけです。

はい。見事に社畜風土完成!

と、自己犠牲型がいるため、サービス残業が美徳という風土が出来上がってしまうわけですね。そして、この風土がある会社は決まって、残業が当然のスタンスになってくるため、仕事ができない人が量産されます。

残って仕事をするのであれば、それは労働に対しての対価(残業代)をもらいましょう!義務を果たしているのだから、当然の権利です。それは自分のためだけではなく、チームみんなのためです。

事務・書類仕事をする時間を介護職員が取れるように事前に計画性をもつべき

正直問題解決は単純やで!

そうです。予め、どの時間帯で誰が何をするか決めておくだけで、ほぼ解決出来る問題です。今までそのように計画性を持っていない介護事業所・施設が導入しても、一度や二度ですべてがキレイに終わることは稀です。

その都度、しっかり問題点を洗い出し、議論しあって次に活かす方法や次の修正点を皆で共有し合うことが重要です。

そして、この問題の原因を探ると、誰が何の書類を受け持っているかを施設長・上司・介護職員間で把握するだけで、解決できるくらいのイージーな問題が良く出てきます。

そして、やってはいけない考え方として「書類・事務作業→夜勤介護職員の仕事」にしている事業所や施設は辞めたほうが良いです。

当然日中より、介護職員が少ないわけで、事故率が高い中で見守り以外の仕事で高負荷にしていくことは、施設運営を長い目で見るとよくありません。

計画性を持つだけで『書類・事務仕事』に限らず、他の介護仕事にも好影響が出て好循環になります。

介護事業所・施設の施設長や部長、または経営者の方々は思考停止してその場しのぎの仕事ではなく、手のひらで簡単に転がすイメージで計画性も戦略に入れていきましょう。

モラハラが原因の部分も往々にしてあります

「お前のせいで残業業務が残った。お前はサービス残業して当然だよ」
「誰のせいで皆残業してると思ってるの?」

こんなモラハラ嘘のようで、本当にある話です。

まさに絶句…

そして、無駄に歴が長いだけで大して仕事が出来ず、決済権もないお局などが言っている介護事業所なんて、目も当てれません。

越権行為もええとこやな…

そんなときは自分で特徴を掴み対処するか、追い込んで退職させてやりましょう。

最後に

介護職員が書類・事務仕事をサービス残業で行っている人が多い4つの理由について解説しました。

この問題に限らず、今自分の周りで起きている問題に対して『本質を捉えていない人』が世の中には本当に多いです。

なので、そのような考えの人達の逆説を捉えていくと、それこそが答えになることが多いのではないでしょうか。

もし自分にそこまで行動力がない!や決済権がないため、働きかけることができない!と考えてしまっているならこちらで行動することの大切さもぜひ学んでほしいです。

そんなことより、辞めたい、転職したいと考えている方はこの記事を参考にしてみてくださいね>>【まとめ】介護士転職エージェント・サイトおすすめ!16選徹底比較!『未経験/無資格・女性・派遣』と種類別もオススメあり!

それでは良い1日を!
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